По общему правилу в случае обнаружения пропущенной записи соответствующая запись вносится в трудовую книжку нанимателем, ее пропустившим.

Если пропуск записи обнаруживается после ликвидации или реорганизации организации, то запись в таких случаях вносит учредитель, правопреемник, собственник, вышестоящая организация, орган государственного управления на основании соответствующих документов.

Основанием для внесения пропущенной записи является изданный нанимателем приказ (распоряжение). Вносимая в трудовую книжку пропущенная запись должна точно соответствовать формулировке, указанной в приказе (распоряжении) нанимателя.

Отсутствие необходимых документов, подтверждающих пропущенные сведения, исключает возможность внесения исправлений и дополнений в сведения о работе, о награждениях и поощрениях. Поэтому, если таких документов у нанимателя нет (например, не сохранился приказ о переводе работника на другую должность), внести в трудовую книжку пропущенную запись нельзя.

На момент внесения пропущенной записи прежним нанимателем в трудовой книжке работника уже могут быть сделаны записи новым нанимателем (например, о приеме на работу). Однако требования заверять записи нового нанимателя перед тем, как прежним нанимателем будет внесена пропущенная запись, законодательство не содержит. Таким образом, перед внесением пропущенной записи заверять записи, сделанные новым нанимателем, не нужно. Они будут заверены в общем порядке, т.е. при увольнении работника.

Так, при внесении пропущенной записи в трудовую книжку работника в период его работы у другого нанимателя в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка, как и при приеме на работу, нужно указать полное наименование нанимателя, во время работы у которого и была пропущена запись. При оформлении заголовка графы 1, 2 и 4 не заполняются.

Далее указывают следующее:

- в графе 1 - порядковый номер вносимой записи, следующий за номером предыдущей записи;

- в графе 2 - дату внесения записи;

- в графе 3 - соответствующую пропущенную запись;

- в графе 4 - номер и дату приказа нанимателя, на основании которого указанные дополнения произведены.